计算字段允许您在 Access 中的表、查询和报告中获得自动结果。

它们用于算术运算、文本连接、验证和宏中的自动化。

正确使用表达式和数据类型可确保结果的灵活性和精确性。

微软访问 成为最常用的管理工具之一 数据库 在商业和个人环境中都能使用。无论是分析库存、管理订单，还是管理中小企业的会计，它的功能都能轻松地将数据转化为有用的信息。其中最强大且鲜为人知的功能之一是能够 创建计算字段无论是在查询、表格、窗体还是报告中，掌握计算字段都可以实现更智能的报告、自动化操作以及对 Access 中信息流的完全控制。

在这篇详尽的文章中，您将以清晰实用的方式发现 如何在 Microsoft Access 中创建和使用计算字段涵盖从表达式逻辑到其在表格、查询、报告和表单中的应用等所有内容。除了基础知识外，我们还将深入探讨 技巧 高级功能、省时技巧以及常见错误解决方案。读完本文后，您将掌握充分利用此功能并提升数据库性能的所有关键要素。

Access 中的计算字段是什么？

Un 计算字段 在 Access 中，它的值来自 在其他字段上执行的操作或功能 或数据库数据。Access 无需手动存储此类数据，而是会在您需要时实时计算。例如，此机制允许您添加金额、合并姓氏和名字、根据日期计算年龄、获取自动折扣、连接文本等等。

此功能可应用于各种场景：表格、查询、表单控件、汇总报告，甚至可用作验证规则和标准。其主要优势在于无需手动更新派生值，从而减少错误并简化日常工作。

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在 Access 中可以在哪里使用计算字段？

Access 它在计算字段的使用上特别灵活，因为它允许将计算应用于各种各样的元素：

董事会： 您可以添加计算列，其操作使用同一表中其他字段的数据。

查询： 可以在设计网格中创建显示基于公式的动态结果的列。

表格和报告： 文本框等控件可以显示计算信息。

宏和验证： 宏中的验证规则和条件操作使用计算来决定是否执行操作。

这种灵活性使得 Access 既能适应复杂的业务应用，也能适应个人项目中简单的自动化需求。

计算字段中最常见的运算和函数

MGI 计算字段 不仅限于简单的加法或减法。得益于 访问表达式生成器我们可以使用各种各样的函数、运算符及其组合。最常见的包括：

数学运算： 加法（+）、减法（-）、乘法（*）、除法（/）。

文本连接： 使用运算符组合文本字段 + 或操作员 & 以全名形式获取结果。

日期和时间函数： 计算年龄、天数差异或未来日期（例如，使用 现在（） o 日期（）).

聚合函数： Sum()、Avg()、Min()、Max()，在报告和仪表板中必不可少。

条件和逻辑表达式： 检查是否满足条件 如果 (IIf()、逻辑运算符 (与、或、非）等

关键是知道如何编写正确的表达式并使语法适应每个上下文（表、查询、表单等）。

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如何在 塔布拉 使用权

从几个版本开始，Microsoft Access 允许 直接向表中添加计算字段，如果您想避免辅助查询，这非常有用。该过程很简单，但您应该注意一些限制，例如，您只能对同一张表中的字段进行操作。

如何在 macOS 上安装 App Store 以外的应用程序：完整且安全的指南逐步指南 要在表中创建计算字段：

打开 Access 并选择要添加新字段的表。在导航窗格中双击其名称，以在数据表视图中将其打开。

水平滚动到最后一列，即标题出现的位置 点击添加.

单击并选择选项 计算字段. 在下面选择您喜欢的数据类型（文本、数字、货币、日期/时间、是/否）。

它将在 表达式生成器. 写下你想要的表达式/运算。例如：

* ( + (*))

按下 接受系统将自动要求您为该新计算字段命名。输入名称并按 输入.

重要事项： 表中的计算字段不能引用其他表或外部查询中的字段。此外，表达式不能以等号 (=) 开头。

添加该字段后，添加或修改记录时将自动执行计算。此选项对于发票、订单行、库存或任何需要显示即时总计和小计的情况非常有用。

如何在 咨询 使用权

该 访问查询 它们可能是计算字段最常见的使用场景。它们允许你从多个表中提取、转换和合并数据，并基于这些信息添加计算列来显示派生值。

在查询中包含计算字段的步骤：

打开数据库并在视图中创建一个新的查询 设计 （或编辑现有查询）。

添加您将从中提取数据的表，并确保它们之间存在必要的关系。

选择您想要在查询中显示的字段。

在设计网格中，找到行中的空列 领域 并以以下格式编写您的操作：

NombreCampo: Expresión

例如，要通过将数量乘以单价来计算总价，可以这样写：

PrecioTotal: *

如果你想根据出生年份计算某人的年龄：

Edad: Year(Date()) -

如果您希望避免手动编写操作时出现错误，则可以使用该选项 表达式生成器 从标签页 设计 > 查询配置.

注意： 在查询中，计算字段表达式必须以别名（字段名）开头，后跟冒号，然后是运算式。运算式前不添加等号 (=)。

Access 中计算字段的数据类型

创建计算字段时，选择正确的数据类型至关重要。Access 提供以下选项：

文字： 连接字符串、全名、地址等。

数： 当您需要显示可用于其他计算的数值时。

货币： 强烈推荐用于金融交易和定价。

但： 存储布尔值，适合回答“是”或“否”。

日期和时间： 对于涉及日期、截止日期或时间戳的结果。

选择正确的类型可确保结果能够在报告、过滤器和后续计算中正确使用。

计算字段的实际应用

在实践中， 计算字段 它们可以让你自动执行许多常见任务。一些有用的例子包括：

合并名字和姓氏 要在记录中显示全名：

& " " &

计算订单总价，加税：

(*)+(**)

确定当前年龄 从出生年份开始：

Year(Date()) -

检查销售额是否超过折扣的最低金额：

Si: IIf( > , "Sí", "No")

计算未来日期和交货时间:

FechaEntrega: + 5 （订单日期加5天）

如何修复 Windows 10 任务栏上缺少的社区图标这些只是几个例子；可能性几乎是无穷无尽的，可以适应任何行业或地区的需求。

如何在 表格和报告

Access 中的表单和报表允许您 实时查看计算信息，非常适合用于摘要、仪表盘、订单表和专业报告。要在控件（通常是文本框）中显示计算，请执行以下操作：

打开表单或报表 设计视图 o 演示视图.

添加新的 文字框 从功能区。

在属性表中（如果看不到，请按 F4），转到选项卡 数据 并在现场 控制来源 写出表达式。它必须以等号 (=) 开头：

=Sum() 获得总计

= & " " & 显示全名。

为了使创建表达式更加容易，请使用 表达式生成器 通过按下“控制源”字段旁边的相应按钮。

使用条件和表达式作为验证和默认值

Access 允许您不仅使用表达式进行计算，还可以建立 验证标准和默认值 在表格和控件中：

表中的默认值： 例如，在创建新记录时，如果希望自动填写当前日期，请使用 =Now() 在“默认值”属性中。

控件中的默认值： 你可以设置 =Date() 在文本框中显示当前日期（不带时间）。

验证规则： 它们用于强制用户输入有效数据。例如：

>=0 在数字字段中阻止输入负值。

>=#1/1/2017# 在日期字段中强制您选择 1 年 2017 月 XNUMX 日之后的日期。

此外，您可以使用验证文本属性自定义违反规则时用户将看到的错误消息。

使用表达式在报告中创建分组和排序

Access 中表达式的一个鲜为人知的用途是 在报告中对数据进行分组和排序 基于计算值，而不仅仅是现有字段。当您需要自定义汇总（例如按城市或特定类别划分的销售额）时，此功能尤其有用。

添加计算分组或排序的步骤：

打开报告 设计视图 o 演示视图.

在磁带上 报表设计 找到组 分组和总计 然后点击 分组和排序.

添加新的组或订单级别，然后在字段列表中选择 表达.

表达式生成器将打开，您可以在其中编写以下类型的操作 = + 。前面必须加上等号（=）。

按 接受 您将看到分组或排序现在将从您的自定义表达式中出现。

这种灵活性对于复杂的摘要以及根据特定或不断变化的需求调整报告非常有用。

宏中的条件和表达式的使用

该 访问宏 它们允许您根据自定义条件自动执行任务。您可以在块中使用表达式作为条件。 If 这样只有满足特定条件才会执行某些操作。

例如，如果您有一个“项目”文本框，并且您只希望在项目数为 10 个或更多时继续执行宏，则可以在条件中写入：

>=10

Access 检查条件是否满足 真的 o 错误的 并且，只有当它为 True 时，才执行相关操作。

创建计算字段时常见错误以及如何避免这些错误

虽然使用计算字段很简单，但还是有一些 经常出错 为了使表达式正常工作，应避免以下情况：

未正确使用等号（=）： 请记住，在表格中不应在表达式的开头使用它，但在文本框和控件中它是必需的。

参考文献失败： 表计算字段只能使用来自同一个表的字段。如果需要合并来自多个表的信息，请使用查询。

句法： 确保在查询中使用冒号分隔字段名称和表达式（Alias: Expresión).

不兼容的数据类型： 例如，如果不进行转换，就不能在数学运算中混合文本和数字。

表达式逻辑上的错误： 正确使用括号并检查运算的优先级。

Reg.exe 和 regini.exe：它们是什么、它们的用途是什么以及如何在 Windows 中使用它们。如果遇到错误，请使用 表达式生成器 验证语法并避免常见错误。

在 Access 中使用计算字段的优势

使用计算字段提供 多重利益 对于新手和专家用户：

自动化： 无需手动计算总数、差异、年龄、折扣或串联。

减少人为错误： 当基础数据发生变化时，所有结果都会自动更新，以防止不匹配或疏忽。

报告更加灵活： 允许您自定义数据呈现方式并添加自定义摘要或指标。

改进流程集成： 计算字段可以为其他流程、过滤器、宏或控件提供信息。

维护简单： 计算字段不会使数据库因中间表和查询而变得杂乱，而是可以使内容更加清晰、更有条理。

什么时候在表中以及什么时候在查询中使用计算字段更好？

并非所有情况都需要相同的方法。一般来说：

表中的计算字段： 适用于您始终需要可用的同一张表中的字段之间的简单计算（例如，订单行中的总价）。

查询中的计算字段： 它非常适合多个表之间的组合、复杂计算、摘要、基于时间的分析，或者当您不想修改表的原始结构时。

表单/报告中的计算字段： 当计算仅以视觉方式呈现时建议使用，例如，对于综合标题、报告总计或状态指示器。

最后，请记住，在表中，计算字段是只读的，不能用作主键。

方便在 Access 中创建表达式的工具

访问包括 表达式生成器，一款功能强大的实用程序，可帮助所有用户轻松创建无误的计算。您可以从任何可以编写表达式的环境中（表字段、控件、查询、验证规则等）访问它：

构建器向您显示所有可用的字段、功能和支持的操作。

允许您插入预定义的代码片段并检查您所写内容的语法有效性。

包括上下文帮助和常用功能的提示。

如果您是 Access 新手或者想要避免错误，请尽可能使用此向导。

计算字段的真实案例和高级示例

要掌握计算字段，最好查看不同情况的具体示例。以下是一系列取自真实案例的实际示例：

计算累进折扣：

ImporteFinal: IIf(>100, *0.9, )

因此，如果订单超过 100 欧元，则会自动应用 10% 的折扣。

集团季度销售额：

Trimestre: Switch(Month() Between 1 And 3, 1, Month() Between 4 And 6, 2, Month() Between 7 And 9, 3, Month() Between 10 And 12, 4)

仅显示客户姓名首字母：

Iniciales: Left(,1) & Left(,1)

计算员工的工龄（以年为单位）：

Antiguedad: DateDiff("yyyy",,Date())

自动检测重复记录：

Duplicado: DCount("*","Empleados","DNI='" & & "'")>1

请记住使表达式适应字段和表的确切名称。

艾萨克对字节世界和一般技术充满热情的作家。我喜欢通过写作分享我的知识，这就是我在这个博客中要做的，向您展示有关小工具、软件、硬件、技术趋势等的所有最有趣的事情。我的目标是帮助您以简单而有趣的方式畅游数字世界。